Legalizzazione: quando farla e perché
La legalizzazione o apostille implica la certificazione della qualità legale del pubblico ufficiale che ha firmato un documento e la certificazione dell’autenticità della firma medesima. L’UTG presiede alla legalizzazione delle firme di tutti i documenti nati nello Stato e da far valere al suo interno, quando emessi da contingente diplomatico o console estero residente in Italia.L’eccezione è rappresentata dai documenti firmati da notai, funzionari di cancelleria e uffici giudiziari, della cui legalizzazione si occupa invece la Procura della Repubblica. Come opera l’Ufficio Territoriale del Governo che fa capo alla Prefettura in relazione alla validità delle firme? Questo, in virtù della delega ricevuta dal Ministro degli Affari dell’Estero, si occupa della legalizzazione.
La legalizzazione dei documenti emessi da Autorità Estere (comprese delegazioni diplomatiche e consolari) è necessaria affinché la loro efficacia sia riconosciuta in Italia. Si opera anche in direzione inversa, così da veder riconosciuto il valore legale dei documenti emessi nel nostro Paese all’estero.
La Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961 è la normativa internazionale che ha sancito l’introduzione della apostille, così da rimuovere i problemi connessi alla diffusione di documenti pubblici stilati in un Paese membro dell’accordo. L’apostille ha consentito di superare il dispendioso processo di legalizzazione, che variava peraltro da un Paese all’altro. Fanno parte della Convenzione dell’Aja:
Timbro di legalizzazione e normativa: la convenzione dell’Aja
L’UTG verifica che la firma apposta sul testo da legalizzare sia presente anche in uno specifico registro. Qualora il controllo dia esito positivo, si appone il timbro (apostille) di legalizzazione; in caso contrario, si richiede via fax all’ente che ha prodotto l’atto chi sia il soggetto autorizzato a firmarlo. Dopo aver ottenuto queste informazioni, si procede alla legalizzazione del documento. Gli estremi giuridici a cui far riferimento sono:- Legge 4/1/1968 n. 15 ( cfr. circolare n. 778/8/81 del 21 ottobre 1968 della Presidenza del Consiglio dei Ministri) come modificata D.P.R. 28/12/2000 n° 445;
- Art. 17 e 18 Convenzione dell' Aja del 5/10/1961;
- Circolare MIACEL 26/03/2001 n. 2 (registrazione e legalizzazione degli atti);
- Convenzione di Atene del 15 settembre 1977;
- D.P.R. 3/11/2000 n. 396 (Regolamento per la revisione e legalizzazione degli atti).
La Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961 è la normativa internazionale che ha sancito l’introduzione della apostille, così da rimuovere i problemi connessi alla diffusione di documenti pubblici stilati in un Paese membro dell’accordo. L’apostille ha consentito di superare il dispendioso processo di legalizzazione, che variava peraltro da un Paese all’altro. Fanno parte della Convenzione dell’Aja:
- A - Albania, Andorra, Antigua and Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Azerbaijan
- B - Bahamas, Barbados, Belarus, Belgium, Belize, Bosnia and Herzegovina, Botswana, Brunei Darussalam, Bulgaria
- C - China (Hong Kong), China (Macao), Colombia, Cook Islands, Croatia, Cyprus, Czech Republic
- D - Denmark, Dominica, Dominican Republic
- E - Ecuador, El Salvador, Estonia
- F - Fiji, Finland, France, FYR of Macedonia
- G - Georgia, Germany, Greece, Grenada
- H - Honduras, Hungary
- I - Iceland, India, Ireland, Israel, Italy
- V - Vanuatu, Venezuela
- J - Japan
- K - Kazakhstan, Korea (Republic of)
- L - Latvia, Lesotho, Liberia, Liechtenstein, Lithuania, Luxembourg
- M - Malawi, Malta, Marshall Islands, Mauritius, Mexico, Monaco, Mongolia, Montenegro
- N - Namibia, Netherlands, New Zealand, Niue, Norway
- P - Panama, Poland, Portugal
- R - Republic of Moldova, Romania, Russian Federation
- S - Saint Kitts and Nevis, Saint Lucia, Saint Vincent and the Grenadines, Samoa, San Marino, Sao Tome and Principe, Serbia, Seychelles, Slovakia, Slovenia, South Africa, Spain, Suriname, Swaziland, Sweden, Switzerland
- T - Tonga, Trinidad and Tobago, Turkey
- U - Ukraine, United Kingdom, USA
